Estimar o quantitativo ideal de pessoas para realizar um trabalho com foco em resultado, sem deixar de levar em consideração o contexto e as características dos trabalhadores. Este é o objetivo do modelo de Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) criado por dois professores da Universidade de Brasília e chancelado pelo Ministério da Economia no último mês de setembro. 

Com a publicação de portaria sobre o tema pela pasta, os gestores de órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional que desejarem aprimorar o planejamento da força de trabalho, por meio de dados, informações, indicadores e entregas, com seus respectivos esforços, devem usar esse instrumento. “Esforço”, nesse caso, é a medida aproximada do tempo que o servidor leva para entregar determinada tarefa que executa. 

“Este projeto é para homogeneizar, para que os pedidos de concurso público sejam feitos da mesma forma, com o mesmo cálculo, com o mesmo tipo de pesquisa e metodologia, para que eles [os gestores] possam ter critérios técnicos, e não políticos, para decidir”, explica um dos criadores do modelo, Pedro Menezes, que é psicólogo e docente da Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Gestão de Políticas Públicas (Face) da UnB.

O Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) também desenvolvido pelos professores para gestão, registro, armazenamento e execução dos cálculos do dimensionamento oferece entre 70 e 80 indicadores para que o gestor seja capaz de avaliar sua equipe de maneira acurada, precisa e objetiva.

“O intuito era criar uma ferramenta em que se terá o menor grau de ingerência humana na tomada de decisão, para evitar erros. E tudo isso auditado”, ressalta o idealizador do DFT, professor André Serrano. Matemático lotado na Faculdade de Tecnologia da UnB, ele se dedica há dez anos à criação do modelo que busca a economicidade para a Administração Pública por meio de controle de gastos e maximização da produtividade.

“Controlar gastos é minimizar custos. Quero maximizar a produtividade otimizando custos. Tenho que tentar fazer cada vez mais com menos para, assim, garantir que a Administração Pública consiga gerar valor a partir do que é feito, mas conhecendo de fato o que é feito”, acrescenta André.

Atualmente, o modelo já está em funcionamento em 18 órgãos públicos. Na Universidade de Brasília, está em caráter inicial na Auditoria. Segundo André, o objetivo do modelo é fornecer uma ferramenta que parametrize a Administração Pública no tocante à alocação de pessoal e ao controle de gastos.

“Ou seja, conseguir linearizar uma ferramenta que todo mundo use e que se crie um bom banco de dados e de informações, a partir do qual se consiga pensar melhor nas competências necessárias que serão utilizadas para compor seu quadro. Nosso sonho é criar um mecanismo de uniformização, de linearidade. Um mecanismo onde quem faz pouco vai fazer a média e quem faz muito também, e todo mundo terá qualidade de vida”, pontua o matemático.

Mesmo com uniformização, órgãos conseguem personalizar Sisdip conforme suas realidades. Imagem: Reprodução

O docente informa ainda que o sistema é capaz de reconhecer informações inverídicas, que destoem do registrado para a equipe. Além disso, sempre pode haver a supervisão atenta do gestor. Este, inclusive, pode identificar por essa ferramenta se há servidores em condição de vulnerabilidade e encaminhar para a busca de tratamento.

“Descontamos todos os fatores que impactam no absenteísmo [indicador utilizado para medir a soma de ausências]. No nosso repositório conseguimos ver cada indivíduo, mas o acordo feito inicialmente com o Ministério da Economia foi analisar equipes enquanto não fosse gerada uma mudança de cultura, porque as pessoas poderiam se sentir ameaçadas”, revela André.

Dessa forma, o servidor tem de entrar no sistema, registrar as informações, bem como seu gestor e o responsável pelos recursos humanos no órgão, que insere dados de pessoal, licenças, ausências, entre outros. E, junto aos tantos indicadores oferecidos, faz-se um cálculo matemático que gera um resultado, ao final, para a unidade em análise.

“No sistema sabemos quanto tempo cada equipe levou para cada entrega, sabemos definir quais entregas são mais ou menos complexas, sabemos ver as baixas de produtividade, o que está acarretando um aumento ou uma baixa de produtividade, conseguimos analisar cadeia de valor, diversas situações relevantes para a Administração Pública para a tomada de decisão”, exemplifica o mentor do projeto de pesquisa agora adotado oficialmente pela Administração Pública Federal.

CONSTRUÇÃO DO MODELO – O dimensionamento da força de trabalho também contribui para o diagnóstico organizacional e a melhoria de processos, além de auxiliar no aprimoramento dos pedidos de concursos públicos, contratações temporárias e movimentação de pessoal. Tudo isso, alinhado, reflete no aperfeiçoamento dos serviços prestados à sociedade.

Mas para chegar nessa ferramenta ideal, o professor da Faculdade de Tecnologia da UnB André Serrano teve de vencer diversas etapas. Inicialmente, trabalhou em cima de equações e cálculos matemáticos que fizessem do sonhado modelo algo palpável e adaptável à realidade de qualquer órgão da Administração Pública Federal.

“Esse estudo começou primeiro com o controle do gasto público. Fui verificar a ilusão fiscal etc., e a partir daí, analisar o gasto dentro da máquina pública com folha de pagamento, gastos de equipes, repensar fatores que desencadeiam absenteísmo, que alavancam a produtividade, repensar a Administração Pública quanto à produtividade e às entregas, repensar o mapeamento de processos”, relembra. 

“Pensei: temos que criar um mecanismo que crie, dentro de um Business Inteligence, um banco de dados onde fique registrado tudo o que foi gerado de valor para todas as unidades e, a partir daí, na medida em que houver alterações organizacionais, você só vai readaptar a estrutura sistemicamente – entra no sistema, cria a unidade nova. A antiga vai ficar registrada como memória, só não terá mais dados daqui para o futuro”, conta o docente.

Com o avanço dos estudos, foi necessário ter alguém no projeto que entendesse, de fato, de pessoal. Foi quando o psicólogo da Face Pedro Menezes se juntou à pesquisa. Em seguida, com as arquiteturas do modelo e do sistema desenhadas, os docentes convidaram o técnico especializado em Tecnologia da Informação do Tribunal Superior do Trabalho (TST) Cláudio Silva da Costa para integrar a equipe. Mais de 200 estudantes de graduação e pós-graduação de diversos cursos – como Psicologia, Estatística, Administração, Engenharia, Contabilidade, Matemática – participaram também da iniciativa ao longo dos dez anos na condição de bolsistas.

“O projeto não é de propriedade minha. Eu comecei, fiz os códigos. Pedro veio e fez toda a turbinagem na parte de GP [gestão de pessoas]. Montei os requisitos, Cláudio começou a montar o sistema e fizemos o cruzamento. Então cada um tem o seu papel no grupo”, afirma André.

“Desenvolvemos a metodologia para levantar todas as entregas sem mapear processos. Questionários foram feitos, grupos focais, diversas ações tomadas juntos com os gestores para fazermos todo esse levantamento das macroentregas, que são inputadas dentro de um sistema (fazemos o cadastro, fazemos o input, e isso gera a memória). Esse sistema agora é eterno. Se chama Sisdip e está dentro do Sigepe, dentro do Ministério da Economia”, diz o professor.

O técnico do TST Cláudio Costa é programador Java há mais de 15 anos. Quando conheceu os professores da UnB, achou totalmente viável a resolução em software do modelo apresentado. “Eles precisavam ganhar em produtividade e escala”, rememora.

Em quatro meses, o trio já tinha um produto mínimo viável, ou seja, o modelo e o sistema já tinham uma cara e funcionavam bem.

“Utilizamos uma arquitetura bastante inovadora, usada até hoje nas grandes corporações, baseada em microsserviços, o que possibilita a integração do sistema de dimensionamento com qualquer plataforma de software em qualquer outro órgão público. Cada órgão tem sua peculiaridade ou uma forma de acesso a esses dados. Se não fosse essa característica, teríamos que redesenvolver o sistema em todo órgão novo”, ensina Cláudio.

O servidor do TST ressalta que ao longo da evolução do modelo de Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) e do Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), que já têm 97 versões registradas, a metodologia continua sempre a mesma, mas o software está sempre em constante evolução. Hoje seu funcionamento é semelhante ao do programa da Receita Federal.

A equipe envolvida no desenvolvimento da metodologia do DFT disponibiliza seus contatos:

- André Luiz Marques Serrano - Engenharia de Produção - Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
- Pedro Paulo Menezes - Departamento de Administração - Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
- Contato para projetos de pesquisa - Patrícia : Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

Site do grupo: grupoprojectum.com.br